Power Apps : l’outil qui simplifie vos tâches administratives

Une organisation évolue d’autant plus vite que ses process métiers sont bien optimisés.

Chaque collaborateur sait ce qu’il a à faire pour atteindre les objectifs que lui a fixé l’organisation pour laquelle il travaille. Toutefois, toute organisation peut faire face à une surcharge temporaire qui peut amener ses collaborateurs à commettre des erreurs de planning ou de traitement lorsque les process reposent principalement sur des formulaires remplis à la main ou des échanges d’emails.

Digitaliser les process métiers permet de les fiabiliser et de rendre, du coup, l’organisation plus efficiente. Les collaborateurs ne consacreront à chaque tâche que l’énergie qui est strictement nécessaire à leur réalisation. Ils seront libérés des tâches répétitives et sans valeur ajoutée pour l’activité principale de l’organisation.

Les rouages d’une organisation à l’ancienne

Toutes les organisations, qu’elles soient dans la Supply Chain, la Grande Distribution, le commerce en point de vente ou bien l’industrie, ont un point commun : la paperasse interne… Quel que soit leur secteur d’activité, une partie de la force de travail est consacrée à remplir, traiter, analyser, classer des formulaires ou des documents papier.

Prenons par exemple la préparation de la paie. Dans toutes les organisations, petites, moyennes ou grandes, le processus commence forcément par la collecte des données de l’activité du collaborateur sur la période écoulée, à savoir ses absences, son planning pour les horaires postés, ses jours de congé, etc… Rassembler tous ces éléments consomme un temps précieux à tous les étages de l’organisation : le collaborateur formule des demandes écrites, ses responsables hiérarchiques les valident puis en informent le Service Paie, qui les saisit dans le SIRH.

Mis bout à bout, ceci représente, par mois, plusieurs jours/homme, voire plusieurs dizaines de jours/hommes, selon la taille de l’organisation.

Mais ne pourrait-on pas mieux faire ? 🧐

Power Apps, la solution idéale pour automatiser les tâches administratives

Nous sommes à l’ère de la digitalisation et tout dirigeant qui veut booster la productivité de son organisation se doit de se pencher sur les solutions que peut apporter le digital. Power Apps permet de transposer des process papier dans des formulaires de saisie simples et d’automatiser des tâches manuelles et répétitives, parfois rébarbatives, mais qui sont essentielles au fonctionnement de votre organisation.

Power Apps vous permet alors d’optimiser le capital temps de vos collaborateurs en les libérant des opérations chronophages, comme la préparation de la paie ou encore le suivi des commandes ou des approvisionnements en limitant les actions humaines à des saisies dans quelques champs et à quelques clics de boutons. Une Power App se développe dans une interface graphique. Inutile d’être un développeur chevronné pour créer sa première application métier. Une fois ce premier jet mis entre les mains de vos utilisateurs, vous faites rapidement évoluer l’interface en fonction des remontées du terrain. En plus de faire gagner du temps à vos collaborateurs, vous pouvez facilement brancher des rapports Power BI sur les données produites pour y voir plus clair dans ce qui se passe, immédiatement.

Au lieu d’allers-retours entre les services pour valider une demande de congés ou établir un relevé d’heures, il suffit de saisir des données dans quelques champs. On limite grandement les erreurs lors de la recopie des informations et on gagne du temps sur ces opérations sans aucune valeur ajoutée. Vos collaborateurs ont donc plus de temps à consacrer à l’essentiel pour l’organisation grâce aux solutions Microsoft.

Outil intelligent et facile à manipuler

Une Power App est accessible immédiatement à tous vos employés depuis leur Smartphone, leur ordinateur ou leur tablette. L’interface est paramétrable pour réduire grandement les erreurs de saisie. Vos Power Apps étant développées sur mesure, elles évoluent facilement en fonction de vos besoins. Vous pouvez y ajouter des fonctionnalités plus utiles ou enlever celles qui ne servent pas.

La transformation digitale n’est pas toujours très évidente à appréhender dans une organisation. Les Power Apps constituent un moyen simple et efficace de se mettre le pied à l’étrier et de prouver aux dubitatifs qu’on peut faire plus avec moins de ressources.

Vous pouvez vous lancer dans cette aventure avec vos propres ressources internes ou bien confier à  Axires la réalisation de votre projet.